¿Tiene una empresa y busca la forma de reducir gastos? ¿Ha oído hablar de la externalización de servicios y le preocupa cómo puede afectar al valor de su empresa? ¿Busca comprar una empresa y quiere saber cómo se valora si tiene servicios externalizados? ¡Está en el sitio correcto! En toda organización existen tareas que, aunque secundarias respecto a la actividad principal, son esenciales para que la empresa funcione en el día a día. Ya sea un colegio privado, una administración de lotería o una empresa del sector industrial, todas deben desarrollar unas funciones básicas que sostienen su actividad.
La gestión del personal, el procesamiento de las nóminas, la contabilidad, el mantenimiento informático o incluso la limpieza de las instalaciones son responsabilidades que deben resolverse con eficiencia para que el negocio de la empresa avance sin fricciones. Externalizar algunas de estas funciones puede ayudar a la empresa a reducir sus costes. A lo largo de este artículo le explicaremos qué implica exactamente externalizar procesos, sus ventajas, sus riesgos en una operación de compraventa de una empresa y cómo puede influir en su valoración final.
Índice de contenidos
Qué es la externalización
La externalización, también conocida como outsourcing, consiste en encargar a un tercero ciertas tareas o procesos que, aunque necesarios para el funcionamiento de la empresa, no forman parte de su actividad principal. Se centra en externalizar las funciones de apoyo de la empresa, como la limpieza, los RR.HH. o la contabilidad, permitiendo que los recursos internos se dediquen exclusivamente a las actividades que generan valor o una ventaja competitiva en relación a los competidores.
Por ejemplo, una empresa puede externalizar la limpieza de sus instalaciones, la gestión de las nóminas, el soporte informático o algunos servicios de logística. Esto permite que la empresa se concentre en su actividad principal, enseñar en un colegio privado, vender billetes en una administración de loterías o gestionar alquileres en una empresa de alquiler de maquinaria, sin distraerse con las tareas secundarias.
La externalización no solo ayuda a reducir costes, sino que también proporciona acceso a un conocimiento especializado que sería difícil o costoso desarrollar internamente. Además, contribuye a mejorar la eficiencia y la flexibilidad de la empresa frente a cambios en la demanda o en el mercado.
Ventajas clave de la externalización
La externalización ofrece múltiples beneficios para las empresas, especialmente cuando se busca mejorar la eficiencia de una empresa, reducir sus costes o prepararla para una operación de compraventa. Entre las principales ventajas destacan:
#1 Reducción de costes y mayor flexibilidad
Al convertir parte de la estructura interna en costes variables, la empresa puede ajustar sus costes según la demanda real, evitando incurrir en costes ociosos. Esto reduce el punto de equilibrio y mejora la resiliencia financiera. Por ejemplo, una empresa logística que externaliza su atención al cliente puede reducir costes mientras mejora la calidad del servicio gracias a que pasa a trabajar con proveedores especializados.
#2 Menor necesidad de inversión en infraestructura y tecnología
Externalizar permite acceder a equipos y tecnología avanzada sin tener que comprarlos, liberando liquidez que puede destinarse a otras necesidades, como innovación, marketing o expansión del negocio.
#3 Acceso a talento y experiencia especializada
Los proveedores externos cuentan con conocimientos y herramientas que serían costosos de desarrollar internamente, lo que garantiza mejorar la eficiencia de la empresa y la calidad en la ejecución de los procesos.
#4 Mayor enfoque en el core business
Delegar actividades de apoyo o secundarias permite que la dirección y los equipos internos concentren sus esfuerzos en las áreas estratégicas que generan valor y ventaja competitiva.
#5 Mejora de procesos, precisión y mitigación de riesgos
Las empresas proveedoras de servicios externalizados aportan sistemas probados y eficientes, normas de documentación y procesos de cumplimiento que reducen los riesgos legales, financieros y operativos de la empresa. Además, tareas como la gestión de nóminas o la contabilidad pasan a gestionarse con mayor precisión, mejorando la fiabilidad de la información financiera disponible de la empresa.
#6 Escalabilidad operativa
La externalización permite aumentar o reducir rápidamente los recursos según las necesidades del negocio, facilitando un rendimiento óptimo durante los picos de actividad sin los costes de tener que contratar y formar a personal interno adicional.
#7 Beneficios para la dirección y el personal interno
Al liberar a los gestores de la empresa de la gestión operativa de funciones secundarias, se pueden centrar en el crecimiento estratégico de la empresa, en nuevas oportunidades de negocio y en la mejora de su propuesta de valor. Para el personal interno, implica menos sobrecarga de trabajo, mayor claridad operativa y un mayor compromiso con la empresa, reduciendo, de esta forma, la rotación de estos gestores y el fortaleciendo de la cultura empresarial.
#8 Atractivo para compradores e inversores
Una empresa externalizada de forma eficiente muestra unas estructuras de costes más claras, operaciones más previsibles y un crecimiento más sostenible, lo que aumenta su valor percibido y real en una posible operación de compraventa.
Impacto de la externalización en la valoración de una empresa
La externalización no solo influye en la eficiencia operativa y en la reducción de costes, sino que también puede tener un impacto significativo en la valoración de una empresa durante un proceso de compraventa.
Una empresa que ha delegado de forma estratégica funciones de apoyo puede mostrar una estructura de costes más clara y predecible, una mayor eficiencia financiera y una menor exposición a riesgos operativos. La externalización no solo reduce gastos y fortalece el margen de EBITDA, sino que también disminuye la necesidad de invertir en activos propios, mejorando así la rentabilidad del capital invertido (ROIC). Estos elementos son especialmente valorados por compradores e inversores, ya que aportan estabilidad, previsibilidad y un uso más eficiente de los recursos de la empresa.
Las empresas que externalizan servicios deben cumplir con las guías y criterios sobre transparencia, contratos de externalización y reporting financiero establecidos por la CNMV y el ICAC. Al cumplir con estas normas, la empresa se asegura la correcta valoración de los procesos externalizados, aumentando la confianza de los posibles compradores y demostrando que la gestión de la dependencia del proveedor está controlada, mostrando que la empresa opera con unos criterios de gobernanza y de control adecuados.
La externalización puede aumentar el valor percibido de una empresa al demostrar que sus operaciones son eficientes, escalables y gestionadas de acuerdo con unas buenas prácticas reconocidas oficialmente.
Procesos habituales que se externalizan
Externalizar ciertas tareas permite a la empresa concentrarse en las actividades que realmente generan valor dentro de su cadena de valor. Los servicios que se suelen delegar a terceros pueden clasificarse en operativos y estratégicos:
#1 Procesos operativos
Estos incluyen tareas necesarias para el funcionamiento diario de la empresa, pero que no forman parte de su núcleo principal, y que pueden ser realizadas por empresas de servicios auxiliares, como:
- Administración y contabilidad.
- Gestión de nóminas.
- Logística y distribución.
- Mantenimiento de instalaciones y equipos.
- Atención al cliente.
- Servicios de limpieza.
- Alquiler de maquinaria o vehículos.
Por ejemplo, un colegio privado puede externalizar los servicios de limpieza o una empresa de alquiler de maquinaria puede delegar el mantenimiento de sus equipos y, de esta forma, reducir sus costes operativos, al tiempo que liberan al personal interno para centrarse en la actividad principal de la empresa.
#2 Procesos estratégicos
Cada vez es más habitual externalizar funciones estratégicas de alto nivel, aprovechando la experiencia y especialización de los proveedores externos y, de este modo, optimizar la gestión empresarial. Esto permite a la empresa reducir costes fijos, acceder a talento especializado y centrarse en las decisiones que realmente impulsan su crecimiento. Estas funciones estratégicas que se pueden externalizar son:
- Dirección financiera (CFO externo).
- Recursos Humanos.
- Marketing y comunicación.
- Tecnología de la información (IT).
En este caso, contar con un director financiero externo permite acceder a un alto nivel de conocimiento financiero sin incrementar la plantilla interna, transformando los costes fijos en variables y mejorando la transparencia ante inversores y entidades financieras. Esto aporta mayor credibilidad, flexibilidad y permite que la dirección se enfoque en la estrategia y crecimiento de la empresa.
Riesgos de la externalización
Si bien la externalización aporta múltiples beneficios, también conlleva ciertos riesgos que deben considerarse. Entre los más relevantes se encuentran:
- Dependencia del proveedor: confiar en un único proveedor puede ser un riesgo si éste falla o no cumple con su trabajo, lo que podría paralizar operaciones importantes de la empresa.
- Problemas de confidencialidad: delegar funciones que manejan información sensible requiere mecanismos sólidos de protección de datos y una supervisión constante del proveedor.
- Pérdida de control sobre los procesos: si el proveedor no mantiene los niveles de calidad acordados, la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa pueden verse afectadas.
- Costes ocultos o imprevistos: pueden surgir gastos adicionales que no estaban previstos inicialmente.
Estos riesgos se gestionan estableciendo unos objetivos claros, indicadores medibles y manteniendo una supervisión y una comunicación constantes con los proveedores. Una gestión adecuada de estos aspectos no solo protege a la empresa, sino que también incrementa la confianza de inversores potencialmente interesados en la compra de la empresa.
Cuándo conviene recurrir a la externalización y cuándo no
Las empresas suelen recurrir a la externalización cuando necesitan asesoramiento o servicios especializados que resultan complejos de gestionar internamente, o cuando no es viable contar con personal dedicado exclusivamente a esa área. Entre las principales razones para externalizar se encuentran:
- Acceder a recursos y a experiencia que la organización no posee internamente en un momento determinado.
- Crear estructuras dinámicas y flexibles, capaces de adaptarse a cambios repentinos en el mercado.
- Reducir costes, al evitar mantener determinados servicios dentro de la empresa.
- Disponer de más tiempo para actividades estratégicas que aporten mayor valor al negocio.
- Mejorar la calidad del servicio, delegando funciones a proveedores especializados.
- Contar con un socio estratégico que asesore y proporcione un buen seguimiento operativo a largo plazo.
- Cubrir una necesidad temporal, sin tener que crear un nuevo departamento o contratar a nuevo personal permanente.
No obstante, no todas las actividades son adecuadas para ser externalizadas. Existen situaciones en las que esta estrategia puede generar riesgos o inconvenientes, como cuando se requiere una gestión contractual y legal de la posible función a externalizar, una supervisión constante, el manejo de información confidencial, una pérdida del control sobre la actividad, o una dependencia excesiva de un proveedor externo. Además, si el servicio es crítico para la empresa, puede resultar difícil romper la relación contractual con el proveedor, especialmente si el proveedor es el único con conocimiento especializado en esa área.
La decisión de externalizar debe basarse en un análisis exhaustivo de costes, riesgos y beneficios, evaluando si el servicio aporta valor y si la empresa está preparada para gestionar la relación con el proveedor de una forma efectiva.
Conclusión: Gestione sus procesos de manera inteligente
La externalización de procesos es una herramienta estratégica que permite a las empresas centrarse en su actividad principal, optimizar recursos y acceder a talento y tecnología especializada sin incrementar su estructura interna. Al delegar funciones de apoyo y algunas de carácter estratégico, las organizaciones pueden mejorar su eficiencia, reducir costes y aumentar su flexibilidad operativa, factores que impactan positivamente en la valoración de la empresa durante un proceso de compraventa.
Sin embargo, la externalización también conlleva riesgos que deben gestionarse cuidadosamente, como la dependencia excesiva de proveedores, la pérdida del control sobre determinadas funciones de la empresa, o el manejo de información sensible. Evaluar con claridad qué procesos conviene delegar, establecer objetivos claros y medibles, y mantener una supervisión constante son pasos clave para maximizar los beneficios y minimizar los riesgos del proceso de externalización. En definitiva, externalizar de manera inteligente contribuye a que una empresa sea más eficiente, escalable y atractiva para los inversores, fortaleciendo su posición en el mercado y su capacidad de crecimiento sostenible.
En Wizdolphin, somos asesores especializados en la valoración y compraventa de todo tipo de empresas, con una amplia experiencia en el cierre de este tipo de operaciones. Si tiene alguna duda, puede ponerse en contacto con nosotros, estaremos encantados de asesorarle adecuadamente.
¿Le ha resultado útil este artículo sobre la externalización de servicios en la valoración de empresas? ¿Tiene alguna duda o considera que hay algo más que deberíamos incluir? Entonces le pedimos por favor que deje un comentario. Ya sea una duda o un simple gracias, nos alegraremos mucho de leerlo y responderlo.
